Dizaina iepirkumi Latvijā: problēmas, reformas un ceļš uz labāku praksi

Publiskajām institūcijām ir nozīmīga loma sabiedrības labbūtībā un kvalitatīvas dzīves telpas veidošanā — no tā, kā tiek veidota publiskā vide, kā darbojas pakalpojumi un kā institūcijas komunicē ar sabiedrību, lielā mērā ir atkarīga iedzīvotāju ikdienas pieredze. Šajā procesā publiskie iepirkumi nav tikai administratīva procedūra godīgai publisko līdzekļu izlietošanai — ideālā gadījumā tie kalpo kā mehānisms, kas palīdz sabiedrībai nonākt pie kvalitatīvākiem, ilgtspējīgākiem un lietotājiem ērtākiem risinājumiem. Publisko iepirkumu sistēmā šī ideja ir ietverta arī normatīvajā regulējumā, kas paredz iespēju izvēlēties saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu, vērtējot ne tikai cenu, bet arī kvalitāti, funkcionalitāti, ilgtspēju un citus kritērijus.

Ceļā uz labākiem produktiem, pakalpojumiem un procesiem būtiska loma ir dizainam. Tas nesniedz vien pievienotu estētisko vērtību — dizains ir rīku un pieeju kopums, kas palīdz risināt sarežģītas problēmas, integrējot funkcionalitāti, ergonomiku, ilgtspēju, apritīgumu, lietotājcentrētu pieeju, kā arī estētiku un empātiju pret cilvēku vajadzībām. Dizaina iepirkumi gan publiskajā, gan privātajā sektorā sniedz iespēju salīdzināt dažādu pretendentu piedāvājumus, lai iegūtu ilgtermiņā visizdevīgākos un kvalitatīvākos dizaina risinājumus — no vizuālās identitātes līdz pat kompleksiem produktiem un pakalpojumiem. Tomēr praksē šajā jomā pastāv vairākas problēmas, kas kavē efektīvu dizaina iepirkumu procesu un nereti neļauj sasniegt vēlamo rezultātu.

Problēmas dizaina iepirkumos — izpratnes un dialoga trūkums

Latvijas Dizaina centra un Latvijas Dizaina padomes iniciatīvu dizaina iepirkumu procesu uzlabošanai 2024. gadā aizsāka publisks tiešsaistes sarunu cikls «Kā uzlabot dizaina iepirkumus?», kurā piedalījās dizaineri, pasūtītāji, juristi un iepirkumu speciālisti. Diskusijās tika analizēti konkrēti iepirkumu piemēri un identificētas biežāk sastopamās problēmas. Paralēli LDC analizēja dažādus dizaina konkursus, veica nozares profesionāļu aptauju un apkopoja praktisko pieredzi. Šī izpēte ļāvusi identificēt 13 sistēmiskas problēmas, kas ietekmē dizaina iepirkumu kvalitāti Latvijā.

Pasūtītāju kompetenču un kapacitātes trūkums

Bieži sastopama problēma ir pasūtītāju nepietiekamā izpratne par dizaina procesu, tirgus piedāvājumu un dizaina iepirkumu specifiku. Tas rada grūtības skaidri definēt iepirkuma mērķus, sagaidāmos rezultātus, kvalitātes kritērijus un piemērotāko iepirkuma procedūru. Kompetenču trūkums nereti liek paļauties uz formāli drošākiem, taču radošajai nozarei mazāk piemērotiem risinājumiem.

Nepietiekama tirgus izpēte pirms iepirkuma izsludināšanas

Iepirkuma sagatavošanas posmā pasūtītājs nereti izlaiž padziļinātu tirgus izpēti un neveido dialogu ar potenciālajiem izpildītājiem. Tā rezultātā iepirkumos ietvertās prasības tiek noteiktas atrauti no nozares realitātes, aktuālajām metodēm un tehnoloģijām, tādējādi samazinot gan piedāvājumu kvalitāti, gan konkurenci starp pretendentiem.

Sarunu elementa trūkums iepirkumu procedūrās

Dizaina iepirkumos bieži netiek izmantots sarunu elements, lai gan tas ir īpaši piemērots radošajai jomai. Sarunu trūkums ierobežo pasūtītāja iespējas precizēt savas vajadzības, bet izpildītājam — izskaidrot piedāvāto risinājumu loģiku, metodoloģiju un īstenošanas pieeju. Tas palielina risku, ka tiek izvēlēts formāli atbilstošs, bet saturiski nepiemērots piedāvājums.

Prasīts nesamērīgs darba apjoms bez atbilstošas atlīdzības

Metu konkursos un citos dizaina iepirkumos nereti tiek pieprasīts nesamērīgi liels radošā un tehniskā darba apjoms, neparedzot godalgas vai adekvātu atlīdzību par ieguldīto profesionālo darbu. Atsevišķos gadījumos konkursā tiek prasīti risinājumi, kas pēc apjoma un detalizācijas sasniedz 50–90 % no potenciālā līguma priekšmeta, radot pamatotu jautājumu par konkursa un līguma nošķīrumu. Šāda prakse neatbilst godīgas konkurences un cieņpilnas attieksmes principiem un attur kvalificētus nozares profesionāļus no dalības iepirkumā.

Iepirkuma priekšmets un uzdevums nereti ir formulēts pārāk plaši vai neskaidri

Bieži sastopami gadījumi, kad vienā iepirkumā apvienoti konceptuāli, radoši, tehniski un realizācijas uzdevumi bez skaidras loģikas un secības. Tas apgrūtina iespējas objektīvi salīdzināt piedāvājumus un liecina par neatbilstošu iepirkuma procedūras izvēli konkrētajam uzdevumam.

Neatbilstoši izvēlēta iepirkuma procedūra

Radošiem uzdevumiem bieži tiek piemērotas procedūras, kas orientētas uz standarta pakalpojumiem vai precēm. Netiek pietiekami izmantotas procedūras ar sarunu elementu vai pakāpenisku atlasi, lai gan dizaina jomā dialogs ir būtisks kvalitatīva rezultāta priekšnoteikums.

Pārmērīgi striktas vai vispārīgas tehniskās specifikācijas

Dizaina iepirkumos tehniskās specifikācijas nereti ir:

• pārmērīgi detalizētas, netieši norādot uz konkrētiem risinājumiem vai produktiem;
• pārmērīgi vispārīgas, pieļaujot zemas kvalitātes vai neatbilstošus piedāvājumus;
• balstītas ilustrācijās vai piemēros, kas rada autortiesību riskus.

Tas liecina par nepietiekamu sagatavošanos un kompetences trūkumu specifikāciju izstrādē.

Netaisnīgs autortiesību regulējums

Dizaina iepirkumu nolikumos nereti paredzēta mantisko tiesību nodošana bez atbilstošas atlīdzības vai skaidra izmantošanas mērķa. Produktu dizaina iepirkumos tas veicina arī dizaina kopēšanu un intelektuālā īpašuma aizsardzības vājināšanu.

Kvalifikācijas prasības bieži neatbilst tirgus realitātei

Pretendentiem tiek izvirzītas pārmērīgas vai šauri formulētas pieredzes prasības, kas nepamatoti ierobežo konkurenci un izslēdz kvalificētus profesionāļus vai jaunākus uzņēmumus ar atbilstošu kapacitāti.

Vērtēšanas komisijās trūkst dizaina profesionāļu kompetences

Darbu vērtēšanā bieži nepiedalās dizaina nozares profesionāļi, lai gan tiek vērtēta mākslinieciskā kvalitāte, lietotāju pieredze, estētika un inovācija. Tas mazina vērtēšanas kvalitāti un uzticamību procesam.

Dizaina iepirkumos dominē zemākās cenas vai formālās atbilstības loģika

Kvalitātes, ilgtspējas, dzīves cikla izmaksu un lietotāju pieredzes kritēriji bieži ir sekundāri vai deklaratīvi. Tas veicina īstermiņa risinājumus un nereti noved pie dārgāka procesa ilgtermiņā.

Neadekvāti plānoti piedāvājumu iesniegšanas termiņi

Iepirkumos bieži tiek noteikti formāli minimālie piedāvājumu iesniegšanas termiņi, balstoties normatīvajā regulējumā paredzētajā minimumā, neņemot vērā dizaina darba specifiku, kalendāros apstākļus (svētku dienas, atvaļinājumu periodus), kā arī potenciālo izpildītāju noslodzi un paralēlos projektus. Tas ierobežo kvalitatīvu piedāvājumu sagatavošanu un faktiski samazina konkurenci.

Vienotu labo prakšu un vadlīniju trūkums dizaina iepirkumiem

Nav vienotas, regulāri atjaunotas atsauces sistēmas ar labiem dizaina iepirkumu piemēriem, kas palīdzētu pasūtītājiem pieņemt pamatotus lēmumus par procedūru, uzdevuma formulējumu un vērtēšanas kritērijiem mainīgā regulējuma un tirgus apstākļos.

Publisko iepirkumu sistēmas reforma — iespēja mainīt praksi

Diskusija par dizaina iepirkumu kvalitāti Latvijā notiek laikā, kad tiek gatavotas arī plašākas izmaiņas publisko iepirkumu sistēmā kopumā. Finanšu ministrijas iniciētie grozījumi Publisko iepirkumu likumā paredz virkni strukturālu pārmaiņu, kuru mērķis ir samazināt administratīvo slogu, vienkāršot procedūras un paaugstināt publisko līdzekļu izmantošanas efektivitāti. Reformas konceptuālais uzstādījums ir pārorientēt publisko iepirkumu sistēmu no pārmērīgi detalizētas procedūru kontroles uz lielāku elastību pasūtītājiem, vienlaikus stiprinot caurskatāmību un rezultātu uzraudzību.

Administratīvā sloga mazināšana un procedūru vienkāršošana

Plānots samazināt likumā detalizēti regulēto procedūru apjomu un vienkāršot iepirkumu organizēšanu, īpaši zem Eiropas Savienības noteiktajiem līgumcenu sliekšņiem. Tas teorētiski var saīsināt iepirkumu norises laiku un ļaut pasūtītājiem izvēlēties piemērotāko pieeju konkrētajam iepirkumam.

Jauni līgumcenu sliekšņi iepirkuma procedūru piemērošanai

Reforma paredz, ka pilnās iepirkumu procedūras preču un pakalpojumu iepirkumos tiktu piemērotas no Eiropas Savienības noteiktā līgumcenas sliekšņa — aptuveni 140 000 eiro (līdzšinējo 10 000 eiro vietā) —, savukārt būvdarbu iepirkumos — no aptuveni 5,4 miljoniem eiro. Zem šiem sliekšņiem pasūtītājiem būs lielāka rīcības brīvība organizēt iepirkumus elastīgākā veidā.

Uzraudzības sistēmas maiņa

Plānots vairāk koncentrēties nevis uz procedūru kontroli, bet uz ex–post uzraudzību jeb rezultātu analīzi pēc iepirkuma veikšanas, izmantojot datu analītiku, veiktspējas rādītājus un references cenas.

Institucionālās pārvaldības stiprināšana

Reformas ietvaros Iepirkumu uzraudzības birojs kļūst par centrālo publisko iepirkumu sistēmas pārvaldības institūciju, kas uztur Elektronisko iepirkumu sistēmu un publikāciju platformas. Vienlaikus paredzēta arī lielāka centralizēto iepirkumu loma.

Konkurences veicināšana un elastīgāki kvalifikācijas nosacījumi

Plānots samazināt obligāto izslēgšanas noteikumu skaitu un radīt plašākas iespējas uzņēmumiem piedalīties publiskajos iepirkumos, vienlaikus saglabājot prasības attiecībā uz caurskatāmību un informācijas publiskošanu.

Kopumā šīs izmaiņas var radīt elastīgāku publisko iepirkumu sistēmu un dot pasūtītājiem vairāk iespēju izvēlēties konkrētajai situācijai piemērotākās procedūras. Turklāt starptautiskā pieredze liecina, ka efektīvāka iepirkumu sistēma var radīt ievērojamu ekonomisku ieguvumu — potenciāli pat vairākus procentus no kopējā publisko iepirkumu apjoma. Tomēr normatīvā regulējuma izmaiņas pašas par sevi automātiski negarantē kvalitatīvākus iepirkumus. Rezultātu kvalitāti lielā mērā nosaka tas, kā pasūtītāji interpretē un praktiski piemēro regulējumu — kā tiek formulēts uzdevums, kādi kritēriji tiek izvēlēti un kā tiek organizēts pats konkurss.

Dizaina iepirkumu kvalitāte — ne vien pasūtītāju, bet arī dizaina nozares atbildība

Kvalitatīvi dizaina risinājumi var padarīt pakalpojumus saprotamākus, telpas ērtākas un sistēmas lietotājiem draudzīgākas. Taču tas ir iespējams tikai tad, ja iepirkuma process ir pārdomāts, profesionāls un godīgs. Dizaina iepirkumu prakses uzlabošana nav tikai normatīvā regulējuma jautājums. Tā ir kopīga dizaina nozares, publiskā sektora pasūtītāju, iepirkumu speciālistu un politikas veidotāju atbildība.

Latvijas Dizaina centrs turpina darbu pie dizaina iepirkumu vadlīniju izstrādes un aicina šajā procesā iesaistīties arī nozares profesionāļus. Mēs vēlamies uzklausīt jūsu pieredzi un novērojumus, kā arī saņemt iepirkumu piemērus, kas atspoguļo gan labu praksi, gan neveiksmes. Jūsu iesaiste ir būtiska, lai topošās vadlīnijas kalpotu kā efektīvs rīks dizaina iepirkumu uzlabošanā. Priecāsimies dzirdēt arī jūsu ieteiktos risinājumus! Rakstiet mums uz contact@latviandesigncentre.com vai sociālajos tīklos Instagram un Facebook.